Basis Business Process Management voor Masters-studenten

Voor studenten was dit onbekend terrein. Om het onderwerp bij hen bekend te maken, gebruikte ik een citaat van William Edwards Deming: “Kan je dat waarmee je bezig bent niet omschrijven als proces, dan weet je niet waarmee je bezig bent.” Maar mijn belangrijkste ‘verkoopargument’ was dat de cursus zijn oorsprong niet vindt in een academische discipline, maar wel volledig gegroeid is uit de bedrijfspraktijk. Dat is zeker interessant voor managementstudenten, die gewoonlijk veel belang hechten aan relevantie. Ook het feit dat BPM losstaat van sector- en bedrijfsmodellen sprak hen erg aan.

Dit jaar experimenteerden we voor het eerst met de keuzevakken. Ik was dan ook blij vast te stellen dat twaalf studenten voor BPM kozen, hoewel geen van hen relevante werkervaring had of al een cursus gevolgd had die geheel of gedeeltelijk over BPM ging. Kortom: ze waren allemaal een onbeschreven blad, maar niet voor lang.

Hoewel het om een kleine groep ging, mag de diversiteit in achtergrond niet worden onderschat: van architecten tot computerwetenschappers en biologen, allemaal waren ze vertegenwoordigd. Welke impact heeft hun vooropleiding wanneer ze de procesgerelateerde concepten en technieken leren, vroeg ik me af. En moesten ze leren werken met BPMN? Moeten ze een beeld krijgen van de BPMS-sector en de spelers in die sector? Zou praktische ervaring met een BPM-systeem een meerwaarde betekenen voor hun toekomstige carrière, of zou het hun perspectief op de rol van IT in BPM alleen maar verkleinen? Dat is maar een greep uit de vragen die ik me stelde toen ik de cursus vormgaf. Van één aspect was ik wel overtuigd: het belang van praktische ervaring en uitdagingen uit het echte leven, en daar bleek ik het bij het rechte eind te hebben. 

De doelstellingen van de cursus waren vrij duidelijk:

• studenten laten kennismaken met BPM als holistische managementbenadering die de bedrijfsprestaties optimaliseert;
• hen leren hoe ze processen via de BPM-cyclus kunnen ontdekken, analyseren, modelleren, verbeteren en uitvoeren;
• hen de strategische positionering voor BPM laten zien, en aantonen hoe je er méér uit haalt dan alleen operationele excellentie;
• hen laten inzien hoe belangrijk het is om de juiste KPI’s voor processen te kiezen en die te koppelen aan de strategische doelstellingen van het bedrijf;
• hen ervan overtuigen dat BPM veel meer is dan een verzameling methoden en technieken; BMP is een mindset, waarbij cultuur, communicatie en angst voor verandering een grote rol spelen.

De studenten maakten kennis met een waaier aan concepten aan de hand van allerlei  lesmethodes, zoals games, simulaties en casestudy’s. Daarnaast zetten ze hun nieuw vergaarde kennis ook om in de praktijk, met fictieve of echte casussen. De kers op de taart volgde echter in de derde week van de bootcamp: de studenten zetten hun gloednieuwe pet van consultant op en gingen aan de slag. Ze verdiepten zich in de verbetering van een actueel (en vrij problematisch) proces van een bestaand bedrijf (de zogeheten ‘Deep Dive Challenge’). Het eindresultaat? Ze zagen met eigen ogen hoe praktisch en nuttig BPM kan zijn, en welke strategische impact BPM-projecten hebben op de rest van het bedrijf.

Het was bijzonder boeiend om te zien hoe de studenten transformeerden in de loop van deze uitgebreide leerervaring. Maar zij waren niet de enigen die bijleerden. Ook ik kwam tot enkele zeer interessante bevindingen die het delen waard zijn:

• Van studenten uit de beruchte generatie Y die niet zonder hun gadgets en laptops kunnen, verwachtte ik dat ze het vervelend zouden vinden om processen in kaart te brengen op een groot vel bruin papier. Niets was minder waar! Zelfs toen ze de optie kregen, verkozen ze nog steeds om eerst hun proces weer te geven met post-its op bruin papier, en dat vervolgens in hun favoriete gratis procesmodelleringssoftware in te voeren.
• Tijdens de procesweergave hadden ze het vooral moeilijk met hoe gedetailleerd   ze moesten werken. Ze probeerden vaak alles in één procesweergave te verwerken, met alle uitzonderingen en eventuele ‘wat als’-scenario’s. De raad om alleen de ‘happy flow’ in kaart te brengen, bleek nuttig, maar loste nog steeds niet alle problemen op.
• Van feedback krijgen ze nooit genoeg! Ze leerden nog meer uit de gedetailleerde, groepsgebonden feedbacksessies dan uit de cursus zelf.
• Studenten worstelden soms met het feit dat BPM vaak meer dan één goede oplossing voorstelt, en dat geen enkele ooit perfect is. Dat procesevaluatie en -modellering meestal afhankelijk is van de behoeften van het bedrijf, kon hen niet geruststellen.
• Op het einde van de cursus vroeg ik hen om op te sommen wat ze vooral geleerd hadden. Vervolgens zette ik 22 meningen op het bord en vroeg ik hen om er nog eens over na te denken en ze in volgorde van belangrijkheid te plaatsen. Het eindresultaat bleek verrassend. Vooral het volgende was ‘blijven hangen’:

1. de rol van BPM om klanten centraal te stellen;
2. het belang van denken in termen van end-to-end-processen;
3. het menselijke aspect van BPM en de rol ervan (en niet zozeer de instrumenten en de technieken);
4. hoe BPM verkopen aan het topmanagement en het ‘waarom’ ervan duidelijk maken.

U bent gespecialiseerd in het vakgebied. Denkt u als professional dat dit de juiste aandachtspunten zijn? Waaraan moeten we nog aandacht besteden? Zijn er bepaalde vaardigheden die uw procesmanagers volgens u op school hadden moeten leren? Laat het me zeker weten! Of misschien hebt u wel een idee voor de volgende editie van ‘Deep Dive Challenge’? Laat het me gerust weten!