Beter projectmanagement dankzij betere data

Terugblik

Mario is een man met een missie: een zo groot mogelijk publiek overtuigen van het belang en de mogelijkheden van datagestuurd projectmanagement – de kwantitatieve tools en technieken om projecten te begeleiden. Hij is dan ook al toe aan zijn zesde boek over dit onderwerp. Zijn vorige publicatie, The data-driven project manager, focuste op de praktijk van het projectmanagement en was geschreven in romanvorm. Met The illusion of control gooit hij het over een andere boeg. “Iedereen heeft zo zijn eigen manier om dingen te begrijpen. Daarom gebruik ik telkens weer een andere invalshoek om op dezelfde nagel te kloppen.” Dit keer belicht hij de rol van de data vanuit een academische invalshoek. Tijdens een lezing op een conferentie voor professionals had hij gemerkt dat er ook bij hen wel degelijk interesse was voor academisch onderzoek.

Het toeval wil dat die conferentie nagenoeg samenviel met de twintigste verjaardag van zijn promotie. “En na twintig jaar blik je al eens terug op je carrière”, glimlacht Mario.  “Ik realiseerde me dat ik samen met academische collega’s, studenten en mensen uit de praktijk een hele weg heb afgelegd. Zij hebben mijn carrière en onderzoek mee vormgegeven en ik wilde hen daarvoor bedanken. Niet in een traditioneel dankwoord, maar door de verhalen van onze samenwerking te verweven in het hele boek.”

Van onderzoek naar praktijk in vijf delen

The illusion of control is opgebouwd uit vijf delen. Na een inleidend eerste deel over de basisprincipes van datagestuurd projectmanagement, de data die je daarvoor nodig hebt en de verschillende methodes die je terugvindt in de literatuur, maken de drie volgende samen het leeuwendeel van het boek uit. Zo beschrijft het tweede deel hoe academici projectdata gebruiken om nieuwe ideeën en methodes te testen. Het staat stil bij de bestaande technieken en helpt te begrijpen waarom ze voor bepaalde projecten wel bruikbaar zijn en voor andere niet. Vervolgens bespreekt het verschillende nieuwe statistische technieken die aanzienlijk betere resultaten kunnen opleveren. En ten slotte houdt het enkele geavanceerde technieken, zoals machinelearning, tegen het licht. Een tipje van de sluier: “Machinelearning heeft ongetwijfeld potentieel, maar voor praktische toepassingen in projectmanagement is het nog te vroeg.”

Academisch onderzoek moet praktisch relevant zijn, vindt Mario. In zijn vrije tijd schildert hij – zijn schilderijen geven vorm aan zijn creatieve fantasie. En ook als onderzoeker voelt hij zich artiest: “Dan laat ik mijn academische verbeelding de vrije loop, maar uiteindelijk moet die wel uitmonden in iets concreets.” Geïllustreerd met casestudy’s vertelt deel drie dan ook wat onderzoekers doen om die brug te slaan van theorie naar praktijk. Het vierde en meest omvangrijke deel zoomt in op projectdata. “Waar halen we projectdata vandaan? Hoe genereren we ze? Waar slaan we ze op? Wat doen we ermee, m.a.w. hoe analyseren we ze?”. In het vijfde en laatste deel schetst Mario nog de vier kenmerken die volgens hem de ideale onderzoeker typeren.

Artificiële en empirische data

De nadruk ligt dus op data, maar welke data? “Enerzijds heb je data die de kenmerken van een project, bijvoorbeeld de bouw van een brug, beschrijven, namelijk de activiteiten, de relaties tussen die activiteiten, doorlooptijd- en kostenschattingen enzovoort”, vertelt Mario. “Anderzijds heb je data over de uitvoering van een project (progress data). Nu zijn er drie manieren om aan die data te komen. Je kunt artificiële projectdata genereren. Dat lijkt gemakkelijk, maar is het niet. Je moet ze zó maken dat je er zinvol onderzoek mee kunt doen. Het is dus iets complexer dan wat cijfers in een spreadsheet gooien. Je kunt ook empirische data verzamelen, data van échte projecten. Opnieuw niet zo eenvoudig als het lijkt. Iedereen heeft projectdata, tót het erop aankomt. En ten slotte kun je met behulp van statistische technieken uit die empirische data ook artificiële data afleiden.”

Datakalibratie

Nu bevatten empirische data fouten, leugentjes en biases – het project had drie weken vertraging, maar de rapportage zegt dat het op tijd was. Projectdata worden soms ook verkeerd geïnterpreteerd: stel dat een activiteit vier dagen heeft geduurd, maar er wordt per week gerapporteerd, dan worden die vier dagen er vijf. Het is dus zaak om data zodanig te kalibreren dat je de waarheid krijgt, dat je er als het ware de menselijke foutjes uitfiltert zodat je de échte data overhoudt voor academisch onderzoek. Het boek wijdt dan ook een heel hoofdstuk aan die datakalibratie.

“Door in onderzoek echte data te gebruiken van projecten uit het verleden krijgen we nuttige inzichten die helpen om in de praktijk budgetten en doorlooptijden beter te voorspellen en ontsporingen of afwijkingen op te sporen”, legt Mario uit. “Want,” zegt hij enthousiast, “dat is het uiteindelijke doel van ons onderzoek: projecten beter managen dankzij een betere planning, beter risicobeheer en betere opvolging tijdens de uitvoering gestoeld op data en statistische methodes.”

Toegankelijk en origineel

The Illusion of control is het relaas van twintig jaar onderzoek en ervaring, gebundeld in een toegankelijk geschreven boek dat zo volledig is dat beginners én gevorderden er iets aan zullen hebben. Het richt zich zowel tot theoretici als practici. Onderzoekers vertrouwd met de academische literatuur vinden er de context – het grotere plaatje dat ontbreekt als je enkel de afzonderlijke studies leest. Professionals uit de praktijk krijgen een unieke kijk achter de schermen van wetenschappelijk onderzoek, inzicht in de theoretische onderbouwing van praktische tools en technieken, en een voorsmaakje van wat in een nabije of verre toekomst mogelijk is naarmate betere data beschikbaar komen.

Verder is The Illusion of control, behalve een diepgravend werk over de academische achtergrond van datagestuurd projectmanagement en de niet aflatende zoektocht naar praktische relevantie, het verhaal van Mario’s samenwerking met mensen die niet alleen professionele contacten maar vrienden zijn geworden. Precies dát maakt het boek zo origineel.

Meer lezen?

The illusion of control: Project data, computer algorithms and human intuition for project management and control is uitgegeven door Springer en verkrijgbaar in de betere boekhandel. Je kunt het boek ook bestellen bij Amazon.